Az ECTAA/HOTREC üzletviteli és etikai kódex

Előszó

Az EU Fogyasztóvédelmi szabályainak értelmében, ahogy azt a Teljeskörű Utazási Szolgáltatásokra vonatkozó irányelvek részletesen is kifejtik (90/314/EEC), a jelen okirat aláírói szükségesnek találták ezen Üzletviteli és Etikai Kódex megalkotását és elfogadását.

Az Üzletviteli és Etikai Kódex aláírói:

Egyfelől

ECTAA - A Nemzetközi Utazási Irodák
és Túraszervezők Szövetsége az EU-n belül
Rue Dautzenberg 36. Pf. 6.
B - 1050 Brüsszel

Másfelől,

HOTREC - Szállodák, éttermek, kávézók és hasonló
profilú üzleti vállalkozások nemzeti szövetsége
az EU-n és az EEA-n belül.
Bd. Anspach II. Pf.4
B-1000 Brüsszel

Jelen Üzletviteli és Etikai Kódex azokra a szerződésekre és üzleti kapcsolatokra vonatkozik, amelyeket az EU országokban működő utazási irodák/utazásszervezők és szállodák kötnek ezen megállapodás aláírása után.

Az aláírók javasolják, hogy csak az országos szintű megállapodások esetében vegyék figyelembe a Kódex alapelveit - mint alapot -, mely megállapodásokat egyazon ország nemzeti szövetségei kötnek egymással.

Ugyancsak jelen szerződés irányelveit kell figyelembe venni azokban az esetekben, amelyekben a két fél által megkötött szerződés esetleg nem tér ki minden részletre.

Jelen Kódex hivatkozási alapként szolgál az esetleges vitás ügyek rendezése esetén szállodák és utazási irodák között, akár magánúton, érdekegyeztetési alapon, illetve jogi úton történik ezen viták lezárása.

Jelen Kódex aláírói megállapodnak abban és elismerik, hogy a szállodai túltöltés, a meg nem érkezés (továbbiakban: "no-show") és a foglalás késői lemondása mind egymással összefüggő problémák.

Az aláírók a következőket vállalják:

• értesítik országos szervezeteiket a Kódex kibocsátásáról és értelmezéséről annak érdekében, hogy a Kódex előírásait a lehető legszélesebb körben alkalmazzák Európa-szerte
• javasolják tagjaiknak és üzleti vállalkozásaiknak, hogy az aláírópartnert részesítsék előnyben a szállodai szerződések megkötése esetében.

A Kódexben az "utazási iroda"-ra való hivatkozás "utazási irodát/utazásszervezőt" jelent. Ahol a Kódexben "írásos formára" hivatkoznak, ez alatt levelet, táviratot, telexet, faxot, számítógépet (e-mail), stb.-t értenek.

Dátum:

Jelen Üzletviteli és Etikai Kódex 1996.január 10-én lépett hatályba Brüsszelben, az aláírók által való jóváhagyást követően.

Az angol nyelvű szöveg az egyetlen hivatalos változat. Francia nyelvre való fordítást HOTREC és ECTAA szolgáltat. Az országos szakmai szövetségek felelősek a saját nyelvükre való fordítás elkészítéséért.

ROBERT REICHERTS Elnök, ECTAA
ALAIN PHILLIPPE FEUTRE Elnök, HOTREC
GEORGES TOROMANOF Elnökhelyettes,ECTAA
JÖRGEN KÖNIGSHÖFER, Igazgatótanács Elnöke, HOTREC TRAVEL TRADE WORKING GROU

TARTALOM:

1. Általános alapelvek
2. A felek jogai és kötelezetségei
3. Különböző típusú kliensekrevonatkozó rendelkezések
4. Általános tudnivalók
5. Csatolt rendelkezések
6. Az érdekegyeztetés szabályozása

Általános alapelvek



1. CIKKELY: Meghatározások



A "szállodai szerződés" egy olyan szerződés, amely egy szálloda és egy utazási irodaközött jön létre szállodai szolgáltatások nyújtására.
A szállodai szolgáltatás alatt a következőket kell érteni: szoba, étkezések és egyéb olyan szolgáltatások, melyeknek biztosítását a szálloda vállalja.


2. CIKKELY: Szobafoglalás az utazási iroda által



Minden szállodai szerződés az utazási irodaáltal leadott foglalással kezdődik, mely foglalástartalmazza a kívánt szolgáltatásokat is.
A szóbeli foglalástazonnal írásban is meg kell ismételni.


3. CIKKELY: A foglalás elfogadása a szálloda részéről



A szállodai szerződés akkor válik hatályossá, amikor a szálloda írásban visszaigazolja a foglalást. (Ezzel egyenértékű a számítógépen keresztül megadott foglalási azonosító szám is.)
A szálloda által elfogadott foglalásnak tartalmaznia kell a szálloda által nyújtandó szogáltatásokat, és természetesen az árat is.
A beérkező rendelést a szálloda a tárgynapon, de legkésőbb az azt követő napon 14,00 óráig írásban igazolja vissza.
Az opciós lekérés konkrét üzleti megállapodásnak tekintendő az opció lejártáig.


4. CIKKELY: Előleg fizetése



A szállodai szerződés alkalmanként előleg fizetését is kikötheti (pl.:foglalási díj, garancialetét, foglaló (lásd "Magyarázat", második bekezdés) vagy hitelkártya-garancia szükség szerint). Az ily módon beérkezett előleget a szállodának írásban kell visszaigazolni.


5. CIKKELY: Árak



A szerződő feleknek a szálloda által visszaigazolt árakat el kell fogadniuk. Hosszú lejáratú szerződések azonban tartalmazhatnak ármódosítási feltételeket is.
Amennyiben a szerződés másként nem rendelkezik, a meghatározott árak újra tárgyalhatók, akkor, ha árváltozást kell végrehajtani a közadók, ÁFA, árfolyamváltozás és hasonló esetekben bekövetkezett változás miatt. Az itt felsorolt eseteken kívüli árváltoztatási tényezők a megkötött és visszaigazolt szerződés árait nem befolyásolják.


6. CIKKELY: Jutalékrendszer



A jutalék feltételeiben még a foglalás előtt, vagy legkésőbb annak visszaigazolásakor kell a feleknek megállapodni.

A szálloda írásban értesíti az utazási irodát a következőkről:
- milyen szolgáltatások után fizet a szálloda jutalékot,
- a jutalék tartalmazza-e az ÁFA-t
- és arról, hogy jutalék fizetendő-e akkor is, ha a vendég meghosszabbítja a tartózkodását, vagy további foglalást jelent be, mialatt a szállodában tartózkodik, mely esetben az utazási irodának garantálnia kell a fizetést.

Kiajánlott és elfogadott nettó árak után jutalék nem fizetendő.
Ha a megállapodás szerint a vendég közvetlenül a szállodának fizet, a szálloda a pénzbeérkezésétől számított 30 napon belül köteles a jutalékot az utazási irodának kifizetni.
Késedelmes teljesítés esetén az utazási iroda országában aktuális banki kamatlábbal számolt késedelmi kamat fizetendő.
Amennyiben egy foglalást több utazási irodavégez, a jutalékot csak egyszer kell kifizetni.

A felek jogai és kötelezettségei

A. A szálloda


7. CIKKELY: A szálloda jogai és kötelezettségei



A szálloda nem ajánlhat ki magasabb árakat az utazási irodának, mint az adott szálloda portai ára (rack rate).
A szálloda nem fogja indítványozni a vendégnek, hogy a jövőben szolgáltatásait az utazási iroda kikapcsolásával a szállodánál közvetlenül rendelje meg.
Az utazási iroda vendégei részére a szálloda saját vendégeiével azonos színvonalú és minőségű szolgáltatást nyújt.
Természetesen a megkötött szerződés ettől eltérő, illetőleg különleges szolgáltatásokat is előírhat.


8. CIKKELY: Általános felelősség



A szálloda mind a vendég, mind az utazási iroda felé felelősséggel tartozik a szállodai szerződésben rögzített kötelezettségeinek megfelelő teljesítésében.


B. Az utazási iroda


9. CIKKELY: Az utazási iroda jogai és kötelezettségei



Az utazási iroda vállalja, hogy a szállodának teljes körű és részletes információt ad az igényelt szolgáltatásokról.

Az utazási utazási iroda nem köthet le több, egyazon időtartamra vonatkozó szállodai szerződést sem egyéni vendégnek, sem csoportnak.
Ilyen esetben a szálloda egyoldalúan visszavonhatja a szerződést a foglalási díj visszafizetése nélkül.

Késői érkezés vagy más, a szerződést megváltoztató tényező esetében az utazási iroda köteles a szállodát haladéktalanul értesíteni.

Az utazási iroda nem számlázhat magasabb szobaárakat, mint az adott szálloda "rack rate"-je.

Az utazási iroda vállalja, hogy a szállodától kapott legfrissebb és naprakész információkat fogja felhasználni ügyfelei tájékoztatására.

Az utazási iroda nem kísérli meg a vendéget lebeszélni arról, hogy közvetlenül foglaljon szobát a szállodánál.


10. CIKKELY: Az utazási iroda felelőssége a számlák rendezéséért



Az utazási iroda, amely a szállodával szerződést kötött, felel a szolgáltatások ellenértékének kifizetéséért, kivéve, ha megállapodtak abban, hogy azt a vendég fizeti ki közvetlenül.

Ha nem az az utazási iroda felelős a számla kifizetéséért, amelyik a szállodával a szerződést kötötte, mindkét utazási iroda együttesen és külön-külön is felelősségre vonható, kivéve, ha a szerződés másként rendelkezik.


11. CIKKELY: Fizetési feltételek



Azok a szolgáltatások, amelyek fizetéséért az utazási iroda felel, a szerződésben részletezve vannak.

A benyújtott számlát a kölcsönösen megállapított időponton belül kell kiegyenlíteni. Amennyiben a felek nem állapodtak meg a fizetés időpontjában, a számlát a benyújtás napjától számított 30 napon belül kell kiegyenlíteni.

Késedelmi kamatot annak az országnak a banki kamatjával kell számolni, ahol a szálloda működik.

Hosszabb időtartamú szállodai tartózkodás esetén az utazási irodát felkérheti a szálloda, hogy részben, illetve részletekben fizesse a szállodát a vendég által már igénybevett szolgáltatások után.

Azokban az esetekben, amikor az utazási iroda olyan szolgáltatásokat foglalt le, amelyekért a vendég közvetlenül fizet, a szálloda garantálja az utazási iroda jutalékának kifizetését.

Ha az utazási iroda által előlegben kifizetett összeg nem elég arra, hogy az egész számlát fedezze, a szállodának jogában áll a hiányzó összeget közvetlenül a vendégtől követelni, hacsak az utazási iroda nem vállalja a felelősséget az egész összeg kifizetésére.

Az utazási irodát terhelő kifizetések módját a felek kölcsönös megegyezéssel pontosítják a szerződésben.


12. CIKKELY: Szobaelosztás



Az utazási irodának legalább 14 nappal a csoport megérkezése előtt értesítenie kell a szállodát a kívánt számú és típusú szobákról (szobaspecifikáció).

A végleges szobalistát (rooming list) az utazási irodának a csoport érkezése előtt 7 nappal el kell juttatnia a szállodához, feltéve, ha a szerződés másként nem rendelkezik.

A szálloda köteles ezeket az utazási iroda részéről érkező utasításokat elfogadni, amennyiben ezek kellő időben megérkeztek és átvették.

Az el nem küldött, elveszett, vagy késedelmesen leadott szobalisták következtében okozott problémát a szálloda jóhiszeműen igyekszik megoldani, de azért nem terheli felelősség.


13. CIKKELY: A szobák igénybevétele



A szállodai szoba legkésőbb 15,00 órától áll a vendég rendelkezésére az érkezés napján. A szobát 18,00 óráig el kell foglalni. Kivételt képez a garantált foglalás és az az eset, amikor a vendég késői érkezését előre közlik. A szoba a távozás napján legfeljebb 12 óráig áll a vendég rendelkezésére.

Amennyiben déli 12 óra előtti érkezés, vagy déli 12 óra utáni távozást jelent a vendég, a szálloda anyagi ellentételezést igényelhet a többlet szolgáltatás arányában.


14. CIKKELY:



a) Garancia nélküli foglalás

A szálloda kötelezettsége, hogy minden elfogadott rendelésre szobát vagy szobákat tartson a vendég számára készenlétben a jelzett érkezés napján 18,00 óráig.

Amennyiben a vendég du. 6-ig nem jelentkezik be, a szálloda a szobát vagy szobákat kiadhatja.

b) No-show (Meg nem érkezés)

No-show-nak minősül, ha a vendég nem érkezik meg a szállodába a Tizenharmadik cikkelyben meghatározott időpontban, vagyis du. 6-ig a jelzett érkezés napján.

Amennyiben a kompenzáció összege a késedelmes lemondás, illetve no-show esetére nincs előre meghatározva, az általánosan elfogadott kompenzáció ilyen esetekben minimum egy szoba reggeli nélküli ára, maximum három éjszakai szobaár (szobánként).


15. CIKKELY: Garantált foglalások



A vendég vagy a közreműködő utazási iroda által adott garanciák közül
a következők fogadhatók el: Készpénz-fizetés, személyes csekk, bankátutalás
és hitelkártya (az utazási iroda esetében a garancia a foglalási okmányon
vagy a voucheren van feltüntetve).

A szálloda a garanciát bármikor és bármilyen foglalással kapcsolatban kérheti, amennyiben az a vendég kifejezett kívánságára történik abból a célból, hogy a szoba az érkezés jelzett napját követő déli 12 óráig a vendég rendelkezésére álljon. Ezután az időpont után újra kiadhatja a szobát.


16. CIKKELY: A vendégek panaszainak kezelése



Amennyiben a szálloda hiányos szolgáltatásai következtében a vendég jogos panasszal fordul az utazási irodához, a szálloda kártalanítja az utazási irodát oly mértékben, ahogy azt az utazási iroda a kérdéses panasszal arányosan megtérítette. Ez az eset akkor állhat elő, ha a szálloda felróható magatartása következtében vagy a két fél közötti szerződés nem teljesült maradéktalanul, vagy a szálloda szolgáltatásai nem feleltek meg a hazai jogi vagy törvényi rendelkezéseknek.

Az átköltöztetésből eredő költségek a szállodát terhelik, kivéve azt az esetet, amikor az utazási iroda felelőssége állapítható meg.

Amenyiben a szálloda nem a szerződésnek megfelelően biztosítja a szobát, a következő kötelezettségek terhelik:

szobát kell biztosítania ugyanabban vagy a legközelebbi, hasonló szintű szállodában, és fedeznie kell az esetleges ártöbbletet, erről a vendég érkezése előtt értesítenie kell a vendéget vagy az utazási irodát, ellenkező esetben a szállodát terhelik a vendég telefon-, telex-, vagy faxköltségei, amelyben a vendég otthonát, illetve irodáját értesíti a szállodaváltoztatásról, továbbá ki kell fizesse a vendég átköltöztetésének költséget a másik szállodáig,
fedeznie kell a vendég visszaköltöztetésének költségeit az eredeti szállodába, amennyiben üresedés esetén a vendég vissza kíván térni.


Amennyiben a szálloda a vendég áthelyezésére kontingensszerződés keretén belül kényszerül (olyan foglalás esetén, amely nem számít garantált megrendelésnek), a szálloda nem köteles viselni az átköltöztetés költségeit, kivéve ha azt a hazai törvények és joggyakorlat megköveteli.

Különböző típusú kliensekre vonatkozó rendelkezések

17. CIKKELY: Meghatározások



a) Egyéni vendégnek minősül minden 15 személynél kevesebb foglalás.

b) Csoportos vendégnek minősül a minimum 15 fős foglalás, amennyiben ezt az utazási iroda is és a szálloda is egy egységként kezeli. Ennél kisebb "csoport" tagjai már egyéni vendégnek minősülnek, feltéve, ha a szerződés másként nem rendelkezik. Amennyiben a foglalást követően a vendégek száma csökken, miáltal a csoport kevesebb mint 15 fősre változik, a szállodának kötelessége tájékoztatni az utazási irodát, hogy az ekkora létszámú vendéget is még csoportként kezeli.

c) Nagy csoportok/rendezvények meghatározása: csoportok, melyek több mint 200 főt foglalnak magukba vagy legalább 50 %-át elfoglalják a szálloda vonatkozó kapacitásainak, legyen szó szobákról, éttermekről vagy konferenciatermekről.


18. CIKKELY: Lemondások egyéni vendégek esetén



Amennyiben a felek nem egyeztek meg másként, egy nappal a jelzett érkezés előtt du. 6 óráig az utazási iroda lemondhatja a foglalást anélkül, hogy kompenzációt lenne köteles fizetni.

Ha a lemondás a fenti időpontnál későbben történik, az utazási irodát a szálloda felszólíthatja lemondási díj fizetésére, ami a szóban forgó szoba egyéjszakai árának felel meg.

Amennyiben a foglalás minimum egy hét tartózkodásra vonatkozik, a lemondásról főszezonban a jelzett érkezés időpontja előtt 30 nappal, elő- és utószezonban 14 nappal előbb kell értesíteni a szállodát.

Ha a felek fizetési garancia vagy teljes árú előleg kifizetésében állapodtak meg, a szálloda csak a ki nem adott szobák miatt keletkezett veszteség alapján követelhet lemondási díjat a fentiekben felsorolt szabályok alapján.
Amennyiben a kontingens szerződés garancialetétet ír elő, a szálloda jogosult követelni a teljes tartózkodási idő árát, hacsak a felek nem állapodnak meg másként.

Az ebben a bekezdésben rögzített időpontoktól az utazási iroda és a szálloda között kötendő szerződésnél egyező akarat esetén el lehet térni.


19. CIKKELY: Lemondások csoportos vendégek esetén



A szerződés részleges vagy teljes lemondásának feltételeiben, meghatározásaiban és az ellentételezés mértékén a foglalás visszaigazoláskor kell a feleknek megállapodniuk. A szállodának világosan és egyértelműen kell az utazási iroda tudomására hozni a lemondások kezelési módját. Ezeket az információkat az utazási iroda kötelessége a vendég tudomására hozni.

Minden lemondást írásban és dátummal ellátva kell benyújtani. Ha a lemondás a szóbeli közlés idejétől lép hatályba, az írásbeli visszaigazolásnak ezt a tényt kifejezetten tartalmaznia kell. Bármilyen, a szálloda részéről kiálított írásos közlés, amely a szóbeli értesítésre hivatkozik, felmenti az utazási irodát az ily módon megváltozott rendelés újabb írásbeli megismétlésétől.

Ahol ez megvalósítható, a szállodai lemondásnak referencia számot kell adni, amelyet az utazási iroda megőriz, így az írásbeli lemondás szükségtelenné válik.

Ettől függetlenül a szállodának minden esetben jelezni kell azt, hogy a lemondást megkapta.

Az évtizedes hazai gyakorlatnak megfelelően a felek egyetértenek abban, hogy csoportok esetén a szállás és étkezés igénybevételénél a korábban közölt létszámhoz képest +- 10 % tolerancia érvényesíthető.


20. CIKKELY: Nagy csoportok és rendezvények



A nagy csoportokra és rendezvényekre vonatkozó foglalások (17.cikkely c.) általában különleges figyelmet igényelnek, melyet az ezekre vonatkozó külön szerződés is tükröz.

A szálloda foglalási díjat követelhet a foglalás megtörténtének idején.

A csoport vagy rendezvény végső visszaigazolása idején a szálloda kérhet garancialetétet a várható fogyasztás alapján. Ilyen nagy csoportok és rendezvények esetében a szálloda különleges lemondási feltételeket köthet ki.


21. CIKKELY: Kontingensek



A férőhelyek rendszeres töltését szabályozó kontingens szerződések esetén is ajánlatos az Üzletviteli és Etikai Kódex előírásait alkalmazni, de ezektől az irányelvektől az utazási iroda és a szálloda egyező akarat esetén eltérhet.

Kontingens-szerződés esetén, amikor a férőhely egy részét a szálloda az utazási iroda rendelkezésére bocsátja, különösen fontos szabályozni

• a kontingens időtartamát (kezdő és befejező időpontja, esetleges megszakítások)
• a rendelkezésre bocsátott szobák (férőhely) számát (mely esetleg időpontonként változhat)
• az árakat, árengedményeket és jutalékokat
• a különleges feltételeket (pl. ingyenes szolgáltatások)
• a pénzügyi feltételeket, úgymint: a fizetés módja, pénzneme, teljesítendő határidők, esetleges garancialetét
• a tájékoztatást a rendelések előrejelzéséről (előzetes rendelésállomány)
• a végleges rooming list leadásának határidejét.

Általános tudnivalók

22. CIKKELY: Vis Maior

Amennyiben bármelyik szerződő fél nem képes a szerződésben vállalt kötelezettségeinek eleget tenni (túltöltés és "no show" kivételével), Vis Maior következtében mentesül minden ellenszolgáltatás megtérítése alól.



Ha az egyik fél nem képes eleget tenni kötelezettségeinek Vis Maior miatt, a másik felet azonnal értesítenie kell, hogy elkerüljék a további esetleges károkat.



(Vis Maiornak tekintendő minden olyan szokatlan, előre nem látható körülmény, melyre a szerződő feleknek nincs ráhatásuk, de létük a szerződés részleges vagy maradéktalan teljesítését akadályozza.)


23. CIKKELY: Ellenőrző Bizottság

Az aláíró felek megegyeznek egy Ellenőrző Bizottság felállításában, melynek hatásköre:

európai szinten ellenőrizni a Kódex alapelveinek gyakorlati alkalmazását a szállodai szerződésekben,
tanácsot adni a nemzeti szövetségeknek a Kódex használatához és az abban foglaltak értelmezéséhez,
a Kódex értelmezéséből fakadó vitás ügyek peren kívüli rendezése felkérés alapján.

Az Ellenőrző Bizottság 4 tagból áll: ECTAA képviseletében 2 tag, és HOTREC képviseletében is 2 tag.

24. CIKKELY: Panaszokra vonatkozó információ

Ha az egyik szerződő fél tudomást szerez egy vendégpanaszról, mely a szállodai szerződésben foglaltak teljesítését kifogásolja, erről a tényről azonnal értesítenie kell a másik szerződő felet.

25. CIKKELY: Érdekegyeztetés

Ha a felek egy vitás ügyben nem tudnak békés megoldásra jutni, bármelyikük indítványozására az érintett nemzeti szövetség kezdeményezheti az érdekegyeztetési eljárást.
Az érdekegyeztető eljárás részletei a csatolt Függvényben találhatók.

26. CIKKELY: A Kódex megváltoztatása és megszüntetése

Ha bármelyik aláíró fél változtatni kíván a Kódex rendelkezésein, ezt az igényét az Ellenőrző Bizottsághoz kell benyújtani. Ezt követően a Bizottság intézkedik, majd döntése alapján a kérdéses változtatást a döntés utáni egy éven belül beemelik a Kódexbe.
Vita esetén az érintett fél hat hónapos határidőre felmondhatja a Kódexet.
Egyébként a Kódex egyéves határidővel mondható fel - feltéve, ha ebben a két aláíró egyetért.

MAGYARÁZAT
"Előlegfizetési módok"

Garancialetét: A szálloda részére a teljes ár egy részének az utazási iroda által előlegként való kifizetése. Ez az összeg vagy levonandó a teljes szállodai számlából, vagy pedig a szálloda visszaküldi az ügynöknek, amennyiben a hotelszerződést megszüntetik az idevonatkozó szabályok szerint.
Foglaló: A Foglaló intézménye csak néhány országban ismeretes, mint például Franciaország, Olaszország, Portugália és Spanyolország.
Meghatározása a következő: Szerződéses kompenzáció, mely nem fizetendő vissza, ha a szerződés annak a hibájából nem jött létre, amelyik fél a foglalót fizette. Ugyanakkor a kétszerese jár a fizető félnek abban az esetben, ha a szerződés meghiúsulása annak a félnek róható fel, aki a foglalót kapta.
Amennyiben a szálloda a fizetett előleget foglalóként szándékozik kezelni, annyiban ezt a tényt kifejezetten tudomására kell hozni az utazási irodának.
Foglalási díj: Előleg fizetése az utazási iroda által a szállodának. Ez a foglalási díj a szállodai számlából levonandó, de lemondás esetén nem fizetendő vissza.

Csatolt rendelkezések


1. CIKKELY: Jutalékpolitika



Amennyiben a felek nem állapodtak meg a jutalék összegében, az aláíró felek megerősítik, hogy az utazási irodák általában 10 % ÁFA nélküli jutalékra jogosultak a szerződési összeget alapul véve, kivéve akkor, ha a kiajánlott árak nettó árak.

2. CIKKELY: Lemondások


a) Csoportok


Minden lemondást írásban és dátumozva kell leadni (ajánlott levél, céges telex, fax stb.).


Amennyiben a felek másként nem egyeztek meg, az utazási iroda kompenzáció fizetése nélkül lemondhatja a csoportos foglalást, ha megfelel a következő feltételeknek:


Az egész csoport lemondható - legalább 30 nappal a jelzett érkezés előtt.
Olyan csoport esetén, amely a szálloda teljes kapacitásának több mint 30 %-át elfoglalja, a szálloda minimum 60, maximum 30 nappal a jelzett érkezés előtt írásban értesítheti a utazási irodát, hogy a szálloda ki szándékozik adni azokat a szobákat, amelyek igénybevételét az utazási iroda nem garantálja. Ez természetesen nem vonatkozik arra az esetre, amikor az utazási iroda garantálja az összes foglalást.
A teljes rendelés maximum 50 %-ának lemondása legfeljebb 21 nappal a jelzett érkezés előtt.
A teljes rendelés maximum 25 %-ának lemondása legfeljebb 14 nappal a jelzett érkezés előtt.


Egyéb lemondások, melyek a fentiekben felsorolt határidők után történnek, feljogosítják a szállodást arra, hogy lemondási díjat követeljen, kivéve akkor, ha a szállodát nem éri anyagi kár, miután a szóban forgó szobákat újra kiadja.

A szállodát fel lehet kérni annak a bizonyítására, hogy nem tudta újra kiadni a szobákat.

A lemondási díj összege:


előre meghatározott összeg,
amennyiben nincsen ilyen előzetes megegyezés, a díj a megrendelt szolgáltatások árának 2/3-a egy vendégéjszakára vetítve,
amennyiben a lemondás 3 nappal (72 órával) vagy ennél később történik a jelzett érkezés előtt, a díj 3/4 része a fent említett szolgáltatásoknak.


Korábbi távozás vagy a megrendelt szolgáltatások igénybevételétől való elállás esetén az utazási iroda a szálloda anyagi veszteségét megtéríti, kivéve azokat az eseteket,amelyekben a korábbi távozás vagy a megrendelt szolgáltatások fel nem használása annak a következménye, hogy a szálloda nem nyújtotta a szóban forgó szolgáltatásokat.

b) Nagy csoportok/rendezvények

A nagy csoportok és rendezvények foglalásának végső megerősítése idején - amennyiben más feltételekben nem egyeztek meg a felek - a szállodának joga van garancialetétet követelni, melynek összege maximum 25 %-a a várható bevételeknek. A letét készpénzfizetés, bankgarancia útján vagy hasonló módon történik.

Lemondások
Az egész foglalás ellentételezés nélkül lemondható legfeljebb 90 nappal a jelzett érkezés előtt.

Ezt követően a foglalás maximum 50 %-a mondható le az alábbiakban felsorolt szabályok alapján.

Az eredeti foglalás 50 %-a ellentételezés nélkül lemondható legfeljebb 60 nappal a jelzett érkezés előtt. Ezzel egy időben a szállodát tájékoztatni kell a fennmaradó vendégek számáról.

Az eredeti foglalás 25 %-a ellentételezés nélkül lemondható legfeljebb 10 nappal a jelzett érkezés előtt.

Minden egyéb lemondás, amely a fenti határidő után történik, feljogosítja szállodát arra, hogy teljes fizetést követeljen a szobákért és a kapcsolódó szolgáltatásokért, amely összeget a szobák esetleges kiadásából származó bevételeivel csökkenti.

A fennmaradó vendégek számának 5 %-a mondható le legfeljebb 24 órával a jelzett érkezés előtt. Az ennél később bejelentett lemondás esetében azonban a szálloda teljes ellentételezésre jogosult a lefoglalt szolgáltatások ellenértékeként.

Az érdekegyeztetés szabályozása


1) AZ ÉRDEKEGYEZTETÉS TÁRGYA



Bármilyen vitás kérdés a szálloda és az utazási iroda között, amely a csatolt Kódex hatálya alá tartozik, beleértve annak értelmezését és érvényességét, egy érdekegyeztető bizottság elé terjeszthető az alábbiakban felsorolt szabályok szerint.


2) AZ ÉRDEKEGYEZTETÉS KEZDEMÉNYEZÉSE



Az érdekegyeztetést kezdeményező fél az erre irányuló kérelmét vagy az ECTAA, vagy a HOTREC Titkárságához nyújthatja be.
A kérelemnek a következőket kell tartalmaznia:
- a felek nevét, leírását és címét,
- a panasz tárgyát,
- minden olyan okiratot, amely a felek jogaira és kötelességeire vonatkozik és a vita körülményeire utal.


3) TUDOMÁSULVÉTEL



A Titkárság a kérelem egy másolatát eljuttatja a másik félnek.
A másik fél visszaigazolja a Titkárságnak a kérelem beérkezését, majd amilyen hamar csak lehetséges, eljuttatja álláspontját, védekezését és esetleges javaslatait, valamint azokat a bizonyítékokat, melyek ezeket alátámasztják.
Ezen válasz egy példányát meg kell küldeni az eljárást kezdeményező félnek is.


4) ÜGYKEZELÉS



Az a Titkárság, amelyik az érdekegyeztetési kérelmet kapja, mint ügykezelő szerepel az eljárás során.


5) BÉKÉS MEGEGYEZÉS



A kérelmet - mindkét érdekelt fél jóváhagyásával - az Ellenőrző Bizottsághoz (lásd 23. cikkely) terjesztik elő békés megegyezés céljából.


6) AZ ÉRDEKEGYEZTETŐK KIJELÖLÉSE



Békés megegyezés hiányában a kérelem érdekegyeztetésre terjesztendő elő mindkét fél írásos jóváhagyásával. Ezen jóváhagyás megérkezésétől számított 30 napon belül HOTREC és ECTAA egy-egy Érdekegyeztetőt jelöl ki, és ez a két személy közösen jelöli a harmadik Érdekegyeztetőt.


7) ADATGYŰJTÉS



Az Ügyintéző feladata, az Érdekegyeztetők számára összegyűjteni a szükséges anyagokat.

A feleket értesíteni kell az iratok Érdekegyeztetőkhöz való eljuttatásának időpontjáról.


8) ÉRDEKEGYEZTETÉSI MEGÁLLAPODÁS



A vitában résztvevő mindkét fél kap egy másolatot egymás előterjesztéséről, melyek tartalmazzák az Érdekegyeztetők kinevezését és a panasz és védelem alapjait.

Az érdekegyeztetéshez való kölcsönös hozzájárulásuk értelmében a felek ezek után megkísérlik a vitatott kérdést tisztázni. A felek a jelen szabályokat elfogadják, és ezekhez alkalmazkodnak, valamint vállalják, hogy az egyeztetés költségeit viselik.


9) AZ ÉRDEKEGYEZTETŐ LEVÁLTÁSA



A feleknek joguk van az Érdekegyeztető leváltását kezdeményezni.

Ezt az eljárást kizárólag a következő alapokon lehet kezdeményezni:
- rokonság vagy üzleti kapcsolat valamelyik féllel,
- személyes érdekeltség az egyeztetés alatt álló ügyben,
- a vitatott ügyben már korábban Érdekegyeztetőként vett részt.

A leváltott Érdekegyeztető helyettesítését az iratokban rögzíteni és erről az összes érdekelt felet értesíteni kell.


10) ELJÁRÁSI SZABÁLYOK AZ ÉRDEKEGYEZTETÉS SORÁN



Az érdekegyeztetés rendszerint írásban történik.
Abban az esetben azonban, ha valamelyik fél vagy az Érdekegyeztetők szóbeli meghallgatást óhajtanak, az Érdekegyeztetőknek kötelességük erre egy meghatározott helyet és időpontot kijelölni, amelyről mindkét felet 15 nappal előbb értesíteni kell.
A felek a meghallgatáson vagy személyesen, vagy meghatalmazott képviselői útján vehetnek részt.
Bármilyen új panaszt vagy viszontkeresetet a feleknek írásban kell benyújtani. Ha az a fél, aki ellen az új panasz vagy viszontkereset irányul, nem járul hozzá azok figyelembevételéhez, az eljárás során az Érdekegyeztetőnek ezt tudomásul kell vennie.


11) AZ ÉRDEKEGYEZTETŐ LECSERÉLÉSE AZ ELJÁRÁS SORÁN



Az Érdekegyeztető halála vagy betegsége esetén az Ügyintéző új Érdekegyeztetőt nevezhet ki az eljárás újrakezdése nélkül.


12) AZ ÜGY MÉRLEGELÉSE AZ ÉRDEKEGYEZTETŐ ÁLTAL



Az Érdekegyeztetők az ügyet minden, az ehhez szükséges módszerek felhasználásával mérlegelik.
Jogukban áll egy vagy több szakértőt kinevezni akár szakmai, akár jogi területről, hogy a bizottság munkáját segítsék. Az Érdekegyeztető Bizottságnak jogában áll az egész érdekegyeztetési eljárást szabályozni, meghatározni, beleértve diszkrecionális jogkört akármilyen ügyben, amit a körülményeknek megfelelően elfogadottnak minősítenek.


13) AZ EGYEZTETÉS DÖNTÉSE



A három Érdekegyeztető döntése a többségi szavazattal történik. Többségi szavazat hiányában a harmadik Érdekegyeztető szavazata minősül döntésnek. Ő egyúttal a Bizottság elnöke is.
Az ügy mérlegelése utáni döntést meg kell hozni az iratok átvételétől számított 2 hónapon belül, és a döntést meg is kell indokolniuk.
A döntés helye az érdekegyeztetési eljárás helye, időpontja pedig az Érdekegyeztetők aláírásának napja.


14) KIEGYEZÉS



Ha a felek az érdekegyeztető eljárás döntése előtt kölcsönösen kiegyeznek a vitás ügyben, ezt a tényt az iratokban rögzíteni kell.


15) KIÉRTESÍTÉS



Az ügyintéző a feleket az Érdekegyeztetők aláírásával ellátott döntés másolatának megküldésével értesíti.


16) VÉGLEGES DÖNTÉS



A döntés véglegesnek minősül.
Azzal, hogy a felek a vitás ügyet érdekegyeztetésre terjesztették elő, vállalják, hogy a döntésnek haladék nélkül eleget tesznek, és lemondanak minden további jogi, fellebbviteli és egyéb, az ügynek újratárgyalási lehetőségeiről, amelyek egyébként rendelkezésükre állnának.


17) LETÉTBE HELYEZÉS



Minden döntés eredeti változatát a jelen Kódex szabályozása értelmében mind HOTREC, mind pedig ECTAA Titkárságnál letétbe kell helyezni.


18) AZ ÉRDEKEGYEZTETÉS KÖLTSÉGE



Az érdekegyeztetés összes költségeit az Érdekegyeztető Bizottság határozza meg, szintén ők döntenek arról, hogy melyik fél hogyan, kinek és milyen módon fizesse a ráeső költségeket.